เทคนิคการประชุมทางไกล ให้การประชุมของคุณเป็นเรื่องง่าย

ตั้งแต่รู้จักกับคำว่า WTH หรือ work from home ในยุคโควิด-19 ทำให้ชาวออฟฟิศหลายคนจำเป็นต้องปรับตัว ทั้งเรื่องชีวิตส่วนตัวและเรื่องการทำงานเช่นกัน ในส่วนของการทำงานแน่นอนว่าต้องมีการพูดคุยหารือเกี่ยวกับเรื่องงานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ สิ่งที่สำคัญนั่นก็คืออุปกรณ์ที่เราจำเป็นต้องมีในการประชุมทางไกล พร้อมด้วยระบบภาพและเสียงที่ดีก็เป็นอีกปัจจัยหนึ่งที่ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ โดยสามารถเตรียมความพร้อมก่อนการประชุมได้ดังนี้

1. แจ้งล่วงหน้าก่อนการประชุม เพื่อป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาด 
การแจ้งล่วงหน้าจะทำให้ทุกๆ ฝ่ายที่เข้าประชุมได้ทำการเตรียมตัว พร้อมกับส่งลิงก์การประชุมหรือ agenda แจ้งทางอีเมลของทุกคน ก็จะทำให้เพิ่มความเป็นมืออาชีพมากขึ้น วิธีการนี้จะทำให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องรับทางการประชุมและจะได้เตรียมตัวในการประชุมต่อไป 

2. เครื่องมือในการประชุมออนไลน์ 
ในปัจจุบันนี้มีเครื่องมือในการประชุมออนไลน์อย่างหลากหลาย และแต่ละโปรแกรมก็ไม่ได้ยุ่งยากหรือแตกต่างกันเท่าใดนัก เช่น zoom, microsoft teams, Skype, google meet เป็นต้น สำหรับใครที่ยังไม่เคยใช้หรือประชุมครั้งแรก แนะนำว่าให้ลองใช้คุยเล่นกับเพื่อนหรือคนรู้จักก่อน เพื่อที่จะให้ตัวเองคุ้นเคยกับเครื่องมือ พร้อมกับทดสอบระบบภาพและเสียงไปในตัว

3. สถานที่ในการประชุมออนไลน์ก็เป็นสิ่งสำคัญ 
สำหรับสถานที่ที่ใช้ในการประชุม ควรเลือกใช้ที่ไม่มีเสียงดังรบกวน เช่น เสียงก่อสร้าง รถยนต์ เสียงการจราจร เพราะเสียงเหล่านี้จะทำให้การประชุมอาจโดนรบกวนไปด้วย รวมถึงการเลือกสถานที่มีสัญญาณอินเทอร์เน็ตที่ดี ก็ยิ่งจะช่วยให้การประชุมราบรื่นยิ่งขึ้นได้

4.การตรงต่อเวลาในการประชุม 
ไม่เพียงแต่การประชุมเท่านั้น แต่ทุกการทำงานกับคนหมู่มากการตรงต่อเวลาก็เป็นสิ่งหนึ่งที่แสดงถึงการรับผิดชอบต่อส่วนรวมอย่างง่ายๆ เพื่อให้กระบวนการทำงานได้ไหลลื่นต่อไปนั่นเอง

5. อุปกรณ์ของระบบภาพและเสียงในการประชุม 
อุปกรณ์ในการประชุมออนไลน์ถือได้ว่าเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง หากเรามีอุปกรณ์ที่ครบครันก็จะทำให้การสื่อสารในการประชุมไม่ติดขัดและราบรื่น แต่หากเราอุปกรณ์ไม่พร้อมก็จำเป็นต้องทำการเตรียมอุปกรณ์เพื่อให้การสื่อสารครบสมบูรณ์ทั้งภาพและเสียงนั่นเอง อุปกรณ์เบื้องต้นในการประชุมออนไลน์ได้แก่ ไมโครโฟน หูฟัง กล้อง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรุ่นคอมพิวเตอร์และชุดอุปกรณ์บางตัวด้วย 

บริษัท พี.เอส. สมาร์ท เทคโนโลยี จำกัด ขายโปรเจคเตอร์ Epson เครื่องฉายภาพ 3 มิติ ระบบภาพและเสียงห้องประชุม จอรับภาพ จำหน่ายหลอดจอโปรเจคเตอร์ ทั้งนี้ยังรับติดตั้งระบบฉายภาพ ติดตั้งโปรเจคเตอร์ วิชวลไลเซอร์ พร้อมทั้งรับซ่อมโปรเจคเตอร์ บริการในพื้นที่กรุงเทพฯ และปริมณฑล เรามีทีมงานบุคลากรที่มีประสบการณ์ด้านการติดตั้ง กว่า 10 ปี จึงมีความ เพียบพร้อมที่จะบริการลูกค้าทุกราย พร้อมทั้งยังบริการส่งฟรีทั่วประเทศ